Cómo Configurar Google Apps en Tu Dominio

In: Desarrollo Web

30 Oct 2012

Una de las cosas que más me gustan de Google es la gran ventaja que ofrece la instalación de Google Apps en un dominio como herramienta para manejar todo lo que una empresa necesite en relación con correos, documentos, calendarios, etc. Personalmente estoy convencido que es una gran ayuda para mejorar la productividad de una empresa.

En este artículo voy a mencionar solo los pasos básicos para poder instalar Google Apps en un dominio. Cabe recordar que Google Apps es gratuito para empresas pequeñas (menos de 10 usuarios) y personas individuales.

Qué incluye Google Apps?

Bueno, pero y qué es finalmente lo que incluye Google Apps? Lo principal, o lo que se usa más seguido es la instalación de las cuentas de correo con un el nombre de tu dominio. Por ejemplo, si quisiera instalar Google Apps en este dominio, fácilmente podría tener una cuenta como “alexander[arroba]ingvillamizar.com” (Esa cuenta no existe, es solo un ejemplo).

La versión gratuita permite crear hasta 10 correos, cada uno con capacidad de 10GB. Adicionalmente, la creación de una cuenta gratuita también incluye 5GB de espacio en Google Drive (Una especie de almacenamiento en la nube de Google). Allí se pueden subir documentos y diferentes archivos.

Llenar el Formulario de Aplicación

El primer paso es llenar el formulario de aplicación para la instalación de Google Apps gratuita. No es necesario utilizar una tarjeta de crédito para probar Google Apps.

Se debe introducir el nombre de dominio que se gustaría utilizar en Google Apps. El nombre de dominio es la identidad de tu empresa o marca online.

Setup Google Apps

Luego de llenar la información sobre el dominio en el cual se quiere configurar Google Apps, se debe comprobar la propiedad de tu dominio mediante un registro CNAME o archivo HTML.

Cambiar los Registros MX

Este puede ser uno de los cambios que más puede preocupar para quien quiera instalar Google Apps. Sin embargo no debería ser así, ya que en realidad es un paso bastante sencillo.

En este paso de debe actualizar los valores MX en el panel de control de tu hosting. Básicamente los registros MX son los que indican qué servicio o empresa manejan las cuentas de correo de tu dominio. Durante la instalación, Google proporciona paso a paso las instrucciones para cambiar los registros MX de acuerdo al proveedor de hosting que se tenga.  Sólo tiene que elegir su servicio de alojamiento de la lista desplegable y obtendrá al instante instrucciones específicas sobre dónde ir y qué hacer.

En general, los nuevos registros MX que se deben cambiar son los siguientes:

Luego de actualizar estos valores, se debe esperar a que se propaguen los nuevos valores en la Red.

Igualmente existe este excelente documento ofrecido por Google en donde se mencionan las principales características y factores a tener en cuenta al momento de realizar la configuración de los registros MX.

CNAME para accesar desde un subdominio

Una opción de Google es poder establecer un valor de CNAME para poder acceder desde un subdominio. Aunque este paso es opcional, e igualmente Google proveerá los pasos necesarios para realizar esta configuración.

Listo, esos son los pasos necesarios para tener un correo personalizado con Google Apps.

Finalmente, recuerda que una vez que todo esté propagado por la red, la URL para accesar a tus correos con todas las aplicaciones  de Google Apps será de la siguiente forma: http://www.google.com/a/tudominio.com. Desde allí simplemente se accede con la cuenta que se creó en el primer paso.

Consultoría de Empresas Certificadas

Afortunadamente existen algunas empresas que se encargan de asesorar a empresas en la correcta configuración de Google Apps. Por ejemplo, en Colombia existe una empresa que está certificada por Google para realizar trabajos relacionados con Google Apps en Colombia.

Por ejemplo, esta es una empresa que se encuentra en Medellín y se encarga de hacer una implementación profesional de Google Apps, lo que incluye, entre otros, la migración de los correos o capacitación para una empresa.

Igualmente, existen foros de ayuda de Google Apps en donde se encuentran guían específicas sobre cómo es el proceso de configurar Google Apps.

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Sobre este blog ...

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